Deskom, le réseau de facturation électronique de référence en Europe, et CSC annoncent le déploiement chez RTE du nouveau système de facture électronique achat (application FEA).
Filiale du groupe EDF, RTE est le gestionnaire du réseau public de transport d’électricité français, qu’il exploite, entretient et développe. Dans le cadre d’une réflexion globale de refonte de ses processus, l’optimisation du traitement des factures entrantes a été définie par RTE comme un axe majeur d’amélioration. L’un des pré-requis de RTE était de bénéficier d’un service global permettant de traiter sous forme électronique, de manière homogène et synchronisée, toutes ses factures, tant papier que dématérialisées fiscalement.
Une étude menée par CSC et axée sur l’ensemble des processus de la comptabilité fournisseur, a permis de définir les objectifs du projet et de concevoir un système complet. et cohérent. « Mis en place sous le nom de Facture Électronique Achat (FEA), le système couvre toutes les étapes du processus, de la réception au paiement des factures, et concerne tous les fournisseurs avec commandes, soit un volume de 100.000 factures reçues annuellement de plus de 8.000 fournisseurs. », explique Bruno Legrais, chef de service adjoint du service comptable et fiscal de RTE.
La conception du système a été confiée à CSC. « Après un diagnostic de l’ensemble du processus de la comptabilité fournisseur, nous avons défini pour RTE un système capable d’accroître considérablement ses performances financières. Le système traite aujourd’hui les factures papier et les factures dématérialisées fiscalement, automatise la chaîne facture-règlement, alerte les responsables logistiques ou comptables en cas d’exceptions ou de ‘cas particuliers’ (affacturage, sous-traitance…) et donne la possibilité aux utilisateurs des unités RTE réparties sur le territoire national de consulter les images des documents» explique Pascal Orfila, manager chez CSC.
« Le système FEA combine les technologies OCR/LAD, WEB, archivage légal électronique, ECM/GED et ERP. Il fait appel à de nombreuses compétences nécessitant un pilotage et une forte coordination tant technique que fonctionnelle » rappelle Michel Cixous le pilote opérationnel du projet.
Depuis juin 2007, la chaîne de scan/LAD (lecture automatique de document) et la dématérialisation fiscale des factures sont en production. Plus de 100 fournisseurs sont d’ores et déjà connectés, l’objectif d’ici mars 2008 étant la connexion du reste des 8000 fournisseurs majoritairement en factures scannées. Plus de 100 fournisseurs devraient adopter la dématérialisation fiscale de leurs factures .
Pour un suivi optimum des factures, Deskom propose un portail extranet qui permet à certains fournisseurs de RTE de consulter leurs factures qui ont transité par la plate-forme EBPP (
electronic bill presentment and payment, ou facturation électronique). Par une simple connexion à la plateforme Pasrel de Deskom, ces fournisseurs peuvent désormais être informés de l’état d’avancement du traitement de leurs factures, limitant ainsi les appels et relances téléphoniques.
« Les offres de scanning et de dématérialisation fiscale sont généralement proposées par deux voire trois éditeurs ou prestataires distincts ; un spécialiste de la lecture par numérisation, un spécialiste des échanges EDI et un spécialiste de l’archivage électronique légal. Deskom fournit un service mixte traitant aussi bien les factures au format papier que les factures dématérialisées. Ainsi, nous n’avons affaire qu’à ‘une seule tête’, l’exploitation est simplifiée et nous évitons le phénomène ‘d’éparpillement des responsabilités’ » explique Michel Cixous pilote opérationnel chez RTE du projet FEA. « Outre les avantages techniques que présente la plate-forme de Deskom, nous avons été sensibles au fait qu’elle soit recommandée par SAP puisque nous évoluons nous-mêmes dans cet environnement » souligne Patrice Floch, conseiller de direction au sein de la DSI RTE.
«Nous sommes heureux de participer au plan de modernisation technologique d’une entreprise de service public comme RTE et de leur confiance dans la mise en place de ce projet d’envergure qui combine simultanément des besoins de scanning, de dématérialisation fiscale et d’archivage légal. Notre offre «Dématérialisation Factures Entrantes » répond parfaitement à ces besoins puisqu’elle est spécialement conçue pour les entreprises souhaitant dématérialiser la totalité de leurs factures entrantes à travers un prestataire unique» déclare Cyrille Sautereau, président-directeur général de Deskom.
Grâce au déploiement du projet de Facture Electronique Achat (FEA), l’automatisation la plus complète possible du traitement des factures est recherchée. A ce jour, une grande majorité de factures sont ainsi lues, comptabilisées, contrôlées et payées sans intervention humaine.
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