«Un non événement». Voilà, selon Philippe Decobert, directeur du centre de compétence ERP chez Thales Electron Devices, ce que devrait toujours être une montée de version d’une application pour ses utilisateurs. Grâce à la bonne coopération entre les équipes internes de l’entreprise et celles de CSC, le passage de SAP BW 2.0.b à 3.1.c fut aussi réussi que discret.
Filiale du groupe Thales, Thales Electron Devices emploie 2.400 personnes et est le premier fabricant mondial de tubes électroniques, utilisés en particulier dans les systèmes de télécommunication (radio, télévision, radar, satellite) et d’imagerie médicale. Ce secteur très concurrentiel demande une extrême réactivité, et chez Thales Electron Devices les outils d’aide à la décision sont très vite devenus indispensables après l’introduction de l’outil de requête Impromptu de Cognos en 1997. Ainsi lorsqu’une refonte complète du système d’information fut envisagée pour l’an 2000, il ne pouvait être question d’oublier ce type d’application. Après une remise à plat de ses processus, et avec l’aide de CSC, Thales Electron Devices choisit alors de remplacer son environnement hétérogène, constitué d’une variété d’applications maison et de progiciels spécifiques opérant sur différentes plates-formes, par la gamme SAP.
En particulier, l’entreprise décida d’accorder sa confiance à SAP BW. L’application de «business intelligence» de l’éditeur était alors toute récente, mais sa compatibilité native avec l’ERP R/3 permettait d’éviter le fastidieux et complexe développement d’une couche de communication spécifique. Les équipes de Thales Electron Devices et celles de CSC furent alors parmi les premières au monde à installer puis maîtriser les nouveautés de la version 2.0.b du produit. L’outil fut bien accepté par les utilisateurs, cadres dirigeants, chefs de service, qui pouvaient ainsi accéder de façon fiable, rapide et synthétique aux chiffres caractéristiques de leur activité, niveaux de vente ou états financiers par exemple. «Recourir au décisionnel fait désormais partie intégrante de la démarche intellectuelle des cadres de l’entreprise, et si le produit est parfois jugé complexe au premier abord c’est surtout parce qu’il est complet», résume Philippe Decobert. Une montée de version indispensable En 2003 cependant, plusieurs facteurs ont poussé Thales Electron Devices à envisager une montée de version. Tout d’abord, SAP avait eu le temps de faire mûrir son produit et de corriger ses quelques défauts de jeunesse, notamment en termes de performances. «La combinaison des progrès du middleware, qui assure la communication entre la base transactionnelle et la base décisionnelle, et de la montée de version de l’application nous ouvraient de nouvelles perspectives fonctionnelles avec la possibilité de mettre en œuvre de nouveaux axes d’analyse», explique Philippe Decobert.
Les engagements contractuels pris avec l’éditeur constituaient une autre raison de changer de version de SAP BW, car ils ne permettaient pas à l’entreprise de conserver trop longtemps une version bientôt obsolète du logiciel. Enfin, de nouveaux besoins se profilaient, comme par exemple le «web reporting», qui permet d’alléger considérablement le poste client et se prête tout particulièrement aux requêtes routinières qui ne demandent aucun paramétrage supplémentaire pour l’utilisateur.
L’expérience acquise en commun par Thales Electron Devices et l’équipe CSC sur l’installation initiale de SAP BW devait être le facteur déterminant de la confiance renouvelée par l’entreprise à son prestataire pour ce projet. «Les intervenants de CSC maîtrisaient déjà bien le produit et l’environnement du projet, mais surtout nous les connaissions et nous avions toujours apprécié leur professionnalisme et leur adaptabilité. Avec eux, nous avions réussi à créer un esprit d’équipe sans distinction client-fournisseur, ce qui est quelque chose que nous recherchons particulièrement chez nos prestataires», se souvient Philippe Decobert. C’est donc sans véritable appel d’offre préalable que les équipes de Thales Electron Devices et celles de CSC s’attelèrent à ce projet programmé pour se dérouler entre septembre 2003 et mars 2004. Une exigence de fiabilité Dès le lancement de l’étude préalable, une exigence majeure apparut, qui allait devenir le mot d’ordre du projet : que la transition se passe sans le moindre heurt ni pour les données, dont la perte aurait été catastrophique, ni pour les utilisateurs, dont la confiance dans les outils informatiques est aussi facile à perdre que difficile à restaurer. C’est dans cette perspective que Thales Electron Devices et CSC établirent ensemble une démarche technique et procédurale afin de bien définir les contours du projet et délimiter les responsabilités de chacun. Grâce au transfert de compétence qui s’était effectué au fur et à mesure du projet précédent, les uns et les autres avaient des connaissances homogènes et parlaient le même langage, ce qui facilitait les allées et venues des propositions entre exigences fonctionnelles et impératifs techniques. La version 3.0 de SAP BW, alors disponible, avait montré quelques signes d’instabilité chez d’autres clients, et au terme de l’étude le choix s’arrêta finalement sur une migration à périmètre fonctionnel constant vers la version 3.1, qui devait bientôt être commercialisée par l’éditeur allemand.
Pour ne pas interférer avec les importantes clôtures de fin d’exercice, le projet fut suspendu pour la fin de l’année et reprit en janvier avec le lancement d’importantes batteries de test, définies par les experts fonctionnels et techniques de Thales Electron Devices et de CSC. Une centaine de jours de travail furent ainsi prévus afin de s’assurer que l’on retrouverait bien l’ensemble des données et des fonctionnalités, que le middleware jouerait toujours aussi efficacement son rôle de liaison entre la base de l’ERP et celle de l’outil décisionnel, et que l’ERP lui-même ne serait pas impacté en retour par certaines requêtes. A posteriori, Philippe Decobert concède que ces précautions étaient probablement un peu excessives, mais, ajoute-t-il aussitôt, «nous les avons prises dans la mesure des connaissances que nous avions à l’époque, avec un logiciel qui n’était pas aussi éprouvé qu’il l’est aujourd’hui et des équipes qui avaient forcément peu de recul, tout en sachant que nous n’avions absolument aucun droit à l’erreur». À la fin du programme de test, on procéda encore à trois montées à blanc, dont le succès laissait présager de celui du lancement définitif. Comme espéré, celui-ci se déroula en effet sans accroc début avril 2004, les utilisateurs constatant essentiellement le lundi matin une très nette amélioration des performances de leur outil habituel. Certaines requêtes qui pouvaient auparavant prendre plusieurs minutes s’exécutaient désormais en quelques secondes.
Techniques, exigeants, peu reconnus par les utilisateurs, les projets de montée de version sont souvent ingrats pour les directions informatiques et leurs prestataires. Grâce à la cohésion de leurs équipes, à leurs compétences et à la bonne compréhension de leurs attributions respectives, Thales Electron Devices et CSC ont fait de ce passage de SAP BW 2.0.b à 3.1.c un succès. Non seulement aucun incident technique n’a été à déplorer, mais coûts et délais ont été entièrement respectés. Les mêmes causes aboutissant souvent aux mêmes conséquences, c’est sereinement que l’entreprise envisage la prochaine montée de version, qui devrait avoir lieu en 2006. Liens associés En savoir plus sur les activités de CSC dans le secteur high-tech.
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Thales Electron Devices Un passage de SAP BW 2.0.b à 3.1.c aussi réussi que discret.
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