CSC a développé et déployé le premier portail Web dédié au secteur de l’apprentissage des métiers du bâtiment et des travaux publics (BTP). Initié par l’AFORBAT Vendée, le plus important centre de formation en France en BTP, ce portail est exploité au quotidien par les équipes administratives et pédagogiques de l’organisme de formation, mais également par les apprentis eux-mêmes et par les entreprises qui les accompagnent.
L’apprentissage est un secteur de pointe, en pleine dynamique d’évolution. Preuve en est le développement d’un portail Web, jouant à la fois les rôles d’intranet et d’extranets, lancé par l’Association pour la formation professionnelle dans le bâtiment et les travaux publics (AFORBAT) de Vendée. Premier dans son genre dans le monde de l’apprentissage, ce portail fédère quatre communautés – les jeunes apprentis du BTP, les formateurs, les entreprises accueillant les jeunes, et le personnel de l’organisme de formation – en leur offrant, à chacun, un accès simple à l’ensemble des outils et des ressources dont ils ont besoin au quotidien.
Ce projet est à l’initiative de Loïc Péron, Directeur Général de l'AFORBAT-Vendée, le plus important centre de formation des apprentis (CFA) français sur le secteur du BTP. Cet organisme de la Roche-sur-Yon s’occupe de la formation en alternance de près de 1.700 jeunes en apprentissage. Née en 1990, l'AFORBAT-Vendée a, au fil du temps, effectué plusieurs constats, véritables préambules au projet de portail Web. «Nous souhaitions tout d’abord rendre plus efficace la relation entre l’entreprise et le CFA autour de la formation des jeunes», explique le directeur du centre. «Nous voulions une plus grande qualité et efficacité de cette relation, alors que nos outils se limitaient jusqu’alors principalement à de la documentation papier, au téléphone et aux visites des formateurs au sein des entreprises pour suivre la progression des apprentis». Dépasser la pédagogie traditionnelle Les ressources éducatives évoluent rapidement. Il fallait donc trouver un moyen pour l'AFORBAT-Vendée de rester en contact avec cette évolution, et, également, de faire part aux apprentis, aux formateurs et aux entreprises de l’évolution de ces ressources. L'AFORBAT-Vendée suivait par ailleurs une pédagogie traditionnelle, construite sur une unicité de lieu et de temps (formateurs et élèves présents en même temps, dans un même lieu – le CFA – pour l’apprentissage). «Nous souhaitions passer à une logique de moyens, et rendre accessible à tous (les jeunes, les formateurs, mais également les entreprises) l’ensemble des ressources disponibles – administratives, pédagogiques, techniques –, d’où ils le souhaitent, au moment où ils en ont vraiment besoin», commente Loïc Péron.
Enfin, l'AFORBAT-Vendée est une entreprise de 80 salariés, et son directeur voulait un outil pour mieux gérer les ressources administratives ainsi que la communication interactive, avec et entre l’ensemble du personnel. «Tout ceci avait pour but d’améliorer les prestations offertes aux apprentis. Cela donne également du sens et de la visibilité sur notre organisation et sur le suivi de l’apprentissage. Je souhaitais ainsi rassembler sous une seule interface des outils existants, utiles mais disparates, et développer un système de travail collaboratif», ajoute Loïc Péron. La solution à l’ensemble de ces besoins s’est presque imposée d’elle même au directeur de l'AFORBAT-Vendée: un portail Web, accessible à tous de manière simple et sécurisée. Un outil qui aura également le mérite de préparer les jeunes à la réalité professionnelle. Dans le secteur du BTP, en effet, les entreprises ont depuis longtemps intégré Internet et les technologies de l’information dans leur quotidien.
Un partenaire qui connaît le métier La décision était prise, mais le choix du partenaire encore en suspend lorsque, à la fin de 2001, Loïc Péron rencontre une équipe de CSC en train de poser la brique finale à l’intranet du CCCA-BTP – l’organisme gérant l’ensemble des 75 CFA du BTP en France. Un projet concluant, qui a convaincu l'AFORBAT-Vendée à s’associer les services de la même équipe : «Il s’agissait d’un projet intéressant et ambitieux dans la logique du travail que nous souhaitions développer», justifie Loïc Péron. Très rapidement, l’équipe s’est alors mise au travail. Le développement et la mise en place de la solution Web de la Roche-sur-Yon se sont déroulés en trois étapes : le portail de l'AFORBAT-Vendée dans un premier temps, en septembre 2003 ; son évolution en V2, ensuite ; les extranets apprentis et entreprises enfin, en septembre 2004. Le portail destiné au personnel de l’organisme a été développé en utilisant la solution Sharepoint Portal Server de Microsoft. Ce choix était motivé par le coût raisonnable de cette technologie et de sa maintenance en comparaison avec un développement spécifique, mais surtout par une réelle proximité de la solution avec les outils bureautiques déjà manipulés par le personnel (il est, par exemple, possible de publier des informations sur le portail depuis son logiciel de traitement de texte Word). Par ailleurs, le périmètre fonctionnel de cette solution répondait à la majorité des besoins exprimés de l'AFORBAT-Vendée (gestion intégrée des documents, travail collaboratif autour de documents, bureau du formateur, catégorisation du contenu pédagogique, accès à la messagerie, etc). Parmi les fonctions proposées par ce portail, se distinguent notamment la gestion des plannings, mais également les outils des formateurs : messagerie, dossiers privés, dossiers publics disciplinaires, gestion du temps, gestion des visites, suivi de formation, portefeuille de compétences pour chacun des 1.700 jeunes, suivi des présences, cahier de texte, cahier de notes et des évaluations, bulletins semestriels, etc. Les formateurs accèdent à tous ces contenus depuis les quarante salles de formation du CFA, toutes équipées de postes de travail.
Apprentis et entreprises ont un accès permanent à toutes les informations nécessaires «Un de nos plus grands défis était de répondre à un contexte fonctionnel qui évoluait constamment. Nous avons néanmoins pu intégrer cette contrainte dans la gestion du projet», relève Mohamed Kadi, directeur du projet pour CSC. Première évolution de ce portail au bout de deux ans, les extranets entreprises et apprentis sont venus rythmer la rentrée scolaire 2004-2005. Le premier regroupe toutes les ressources pour les 1.100 entreprises parrainant les apprentis. Le maître d’apprentissage peut ainsi suivre l’évolution des jeunes dont il s’occupe. Il a accès à leur programme de cours, à leurs résultats, ainsi qu’aux ressources pédagogiques et techniques associées à leur formation. L’extranet apprentis, pour sa part, offre aux jeunes et à leurs familles d’accéder aux mêmes ressources… mais uniquement celles les concernant. L’apprenti peut également accéder à l’ensemble des ressources pédagogiques lui étant nécessaires pour suivre sa formation, au sein du CFA ou ailleurs.
D’un point de vue technologique, l’ensemble des développements autour de la plate-forme SharePoint Portal Server de Microsoft a été réalisé à l’aide de l’architecture .Net, par une équipe de quatre personnes : un chef de projet et deux développeurs issus de CSC, accompagnés d’un ingénieur AFORBAT-Vendée, devenu depuis le webmestre de la solution. Un ingénieur réseau de CSC est venu compléter l’équipe en fin de projet afin de mettre en place l’architecture réseau. «La présence du webmestre dans l’équipe de développement était importante, commente Loïc Péron. Ceci permettait, d’une part, d’éviter les erreurs d’interprétations des conclusions des différents ateliers de travail qui sont venus rythmer le projet. D’autre part, cela a facilité le transfert final de compétences entre CSC et l'AFORBAT-Vendée». Une vraie relation de confiance entre l'AFORBAT-Vendée et CSC Le portail a été rapidement adopté par l’ensemble des utilisateurs. «Il y avait une véritable culture interne d’utilisation des nouvelles technologies, chez les formateurs comme au sein de notre personnel administratif, continue le directeur du centre d’apprentissage. En effet, nous avons fait entrer les technologies de l’information le plus tôt possible au sein de notre organisme. Pour ce qui concerne les apprentis, l’outil informatique leur est déjà accessible au collège. Ils n’arrivent donc pas en Terra Incognita. Et la puissance du portail est masquée par sa grande simplicité d’utilisation».
Précurseur, Loïc Péron se félicite de la réussite de son projet, qui a également comme effet de valoriser les formations, rassurer les parents des apprentis sur la pertinence du choix de leurs enfants, et améliorer l’image de l'AFORBAT-Vendée sur un secteur très concurrentiel. Le centre est en effet le premier du genre à se doter d’outils aussi complets. «Nous avons toujours eu une volonté extrêmement forte de faire aboutir ce projet, ce qui a aidé à le porter». Mais il reconnaît que la présence assidue de l’équipe CSC, sa forte implication et sa réactivité, son écoute et sa grande proximité avec le personnel de l’organisme, ont participé à la naissance d’une vraie relation de confiance. «Cette confiance mutuelle est très importante pour mener à bien ce type de projet», confirme Mohamed Kadi. Et c’est cela qui a permis à CSC de rester le partenaire du CFA durant les différentes évolutions du projet, qui continue d’évoluer.
«Nous souhaitons maintenant terminer le module de gestion des pré-inscriptions des apprentis (référencement des jeunes et des entreprises, mise en relation des deux catégories, finalisation du contrat) pour la prochaine rentrée scolaire. Ensuite, il sera utile que l’apprenti lui même puisse ajouter de l’information à son propre dossier, pour certains de ses acquis en entreprise notamment (photos, plans, etc). Enfin, puisque notre outil est parfaitement adapté à la formation continue, il pourrait être amélioré afin de nous permettre de suivre les jeunes dans leur vie professionnelle», conclut Loïc Péron. Liens associés En savoir plus sur les solutions X-Net de CSC (Internet, intranet, extranet, portail).
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