Le groupe Bracco, leader mondial dans les solutions globales d'imagerie médicale de diagnostic, affiche un chiffre d'affaires supérieur à 1 milliard d'euros, 64% de ce chiffre étant réalisé hors d’Italie, sur les marchés étrangers. L’entreprise est aujourd’hui présente dans 115 pays et emploie environ 3500 collaborateurs dans le monde, dont plus de 600 affectés à la recherche, activité à laquelle Bracco consacre 15% de son chiffre d'affaires, ce qui lui a permis de se constituer un patrimoine de 1.500 brevets dans le monde entier.
Le contexte Ces dernières années, les entreprises pharmaceutiques ont largement investi dans des systèmes d’informations de plus en plus complexes, pour leur permettre de faire face à l'augmentation des informations qu’elles ont à gérer. Dans le même temps, partager ses informations dans un environnement ouvert et collaboratif est apparu comme un nouvel impératif pour contribuer, efficacement, à la création du patrimoine d'entreprise. Dans le cas particulier de Bracco, où les effectifs de la division Recherche et développement (R&D) sont répartis sur une grande partie des sites mondiaux, un tel impératif a une résonance au niveau global, non seulement en termes de gestion des informations mais également de partage des schémas directeurs de l'entreprise. Une gestion documentaire performante était donc essentielle pour repérer rapidement et efficacement des documents dispersés dans les divers centres de recherche de l'entreprise, traitant de différents sujets et fixés sur des supports différents, qu’ils soient papiers ou électroniques. Une autre contrainte à satisfaire pour l’entreprise était la préparation d’un dossier d'enregistrement directement au format électronique, en créant un «document virtuel» (un modèle préétabli dans lequel insérer les vrais documents), en organisant, en assemblant et en publiant les diverses composantes comme une structure unique, sans copier ou déplacer les originaux. Une solution développée sur une plate-forme spécifique à la gestion documentaire devait par ailleurs prendre en compte le fait, qu’au sein de l’environnement pharmaceutique, des coûts importants sont à prévoir, liés notamment au contrôle de qualité et à la confidentialité des données, en plus des règles internationales qui exigent la validation préventive des systèmes de gestion documentaire, y compris les systèmes informatiques. Le rôle de CSC Le choix du partenaire technologique s’est porté sur CSC et son application pour l’environnement pharmaceutique PharmDocs, basée sur la solution Documentum, une plate-forme alliant standardisation et adaptabilité, dotée d'une grande capacité de stockage, tout en étant conforme aux réglementations FDA 21 CFR part 11. PharmDocs met à disposition des entreprises du secteur un ensemble de modèles, de grilles de classification, d'attributs prédéfinis, de fonctionnalités particulières, ou encore des rapports typiques du monde pharmaceutique, tout ceci résultant de la consolidation de l'expérience acquise par CSC sur de nombreux projets menés dans le monde entier.
La solution Une gestion optimisée des informations permet d’améliorer son efficacité sur plusieurs volets de l’activité, dans la réduction du «time-to-market» (pour lancer plus rapidement de nouveaux produits et de nouveaux services sur le marché), dans les processus de développement et de soumission aux autorités permettant la mise sur le marché, ou encore dans la qualité des documents individuels inclus dans les dossiers. Pour atteindre de tels objectifs stratégiques, Bracco s'est appuyé sur l’expérience capitalisée par CSC dans la réalisation de projets de gestion de contenus d’entreprise. Après une étude comparative préalable, CSC a développé le système «Expresso» pour favoriser le partage et l’harmonisation des documents produits par les utilisateurs de la branche R&D de Bracco, éparpillés en Europe et aux États-Unis . Puisant au sein d’une base de données unique et globale, «Expresso» permet la gestion de documents produits par itérations successives et par divers utilisateurs (y compris des utilisateurs externes), tout en favorisant l’importation des documents et l’intégration avec le système de messagerie électronique de Bracco. Le système gère les versions successives et les révisions apportées aux documents, et permet la sauvegarde des documents au format PDF. Les documents sont ainsi caractérisés par un cycle de vie, du premier brouillon à l’approbation finale, en passant par les diverses modifications, tout ceci au sein de l’environnement Documentum. «Expresso» manipule par ailleurs différents formats de documents, et fournit même plusieurs modèles prédéfinis et conformes aux standards de l’entreprise, au format Word. Des interfaces ont d’ailleurs été prévues au sein du système pour gérer les différents champs de ces modèles prédéfinis, y compris dans le cas de données issues du système de messagerie électronique. Aux phases d’évaluation, de recherche et de choix du produit, ont succédé celles de développement et de validation, avec trois phases : la qualification de l’installation, au cours de laquelle la qualité de celle-ci a été vérifiée (infrastructure et solution logicielle) ; la qualification opérationnelle, ensuite, où toutes les fonctions - une à une - ont été testées en regard des spécifications établies ; la qualification des performances, enfin, pour mesurer le niveau de performance du système. Le projet a ainsi démarré fin 2001 et le système fonctionne à plein rendement depuis mars 2003. La formation, qui a impliqué tous les chercheurs, a été directement dispensée par CSC. Cette phase d’appropriation a été largement facilitée par la grande simplicité d’utilisation du système qui, disposant pourtant de nombreuses fonctions, a été qualifié par les utilisateurs de familial et de reconnaissable. Les bénéfices pour Bracco Aujourd’hui, le département R&D de Bracco est à même de trouver ses documents plus rapidement qu’auparavant, puisque chacun d’entre eux est indexé et doté d’attributs sur lesquels il est possible d’émettre des requêtes. Le système permet à chaque utilisateur d’accéder aux documents des autres centres, grâce à l’activité de plusieurs serveurs. La gestion du cycle de vie du document est notablement améliorée, soutenue par une plus grande rapidité et fluidité du processus création- révision-approbation qui, dans la plupart des cas, n’est pas centralisé mais implique tous les sites. Enfin, la conversion de sections entières de documents en version électronique simplifie le travail d’assemblage du service en charge de la préparation du dossier d’enregistrement. Liens associés En savoir plus sur les activités de CSC dans le secteur pharmaceutique.
